Come disdire un contratto pulizie condominio
La disdetta del contratto di pulizie condominio è un atto formale con cui il condominio, generalmente attraverso l’amministratore su delibera assembleare, comunica all’impresa di pulizie la volontà di interrompere il rapporto contrattuale alla scadenza pattuita o, in casi specifici, di chiedere la risoluzione anticipata per inadempimento. Serve a evitare il rinnovo automatico del contratto, a regolare la cessazione dei servizi e gli aspetti contabili e di passaggio consegne, tutelando il condominio da forniture non più gradite o da prestazioni difformi da quanto previsto negli accordi.
Per disdire correttamente un contratto di pulizie del condominio è necessario seguire un percorso che coniughi attenzione procedurale, rispetto delle clausole contrattuali e correttezza formale nella comunicazione. In primo luogo occorre verificare il testo contrattuale per individuare termini di durata, modalità di rinnovo e clausole relative alla disdetta, al recesso e alle penali; tali clausole definiscono i tempi minimi di preavviso e le eventuali condizioni economiche che potrebbero gravare sul condominio in caso di cessazione anticipata.
Nella prassi il soggetto che assume la decisione formale è l’assemblea condominiale, che delibera la disdetta con le maggioranze previste dallo statuto e dalla normativa di riferimento; in molti casi operativamente l’amministratore procede all’invio della comunicazione una volta acquisita la delibera, poiché l’amministratore è l’organo chiamato a eseguire le decisioni assembleari e a curare gli adempimenti relativi ai contratti di gestione, secondo quanto previsto dall’articolo 1130 del codice civile relativamente alle attribuzioni ordinarie. È tuttavia opportuno tenere presente che, sebbene la giurisprudenza in alcune ipotesi ammetta comportamenti autonomi dell’amministratore per atti di ordinaria amministrazione, la scelta della disdetta viene solitamente assunta in sede assembleare per evitare contestazioni e per garantire la legittimità della decisione.
I tempi di comunicazione della disdetta devono rispettare le clausole contrattuali; in assenza di precisazioni è comunque pratica corretta prevedere un congruo preavviso, normalmente di due o tre mesi prima della scadenza contrattuale, dal momento che un termine di circa tre mesi è generalmente considerato non vessatorio e conforme ai principi di buona fede contrattuale. Nel predisporre la lettera di disdetta è fondamentale indicare in modo chiaro i riferimenti del contratto (numero o data del contratto, descrizione del servizio), la volontà di non procedere al rinnovo o la data di cessazione del rapporto, e richiedere le modalità per la chiusura contabile e la riconsegna di chiavi, dispositivi e materiali in dotazione.
La comunicazione deve essere inviata mediante strumenti idonei a provarne la ricezione: raccomandata con ricevuta di ritorno, posta elettronica certificata (PEC) o altro mezzo che produca prova della ricezione; la data di efficacia si considera quella della ricezione da parte dell’impresa, poiché si tratta di atto recettizio. È buona prassi trasmettere la comunicazione anche all’indirizzo della sede legale della ditta o all’indirizzo espressamente indicato nel contratto come destinatario di comunicazioni formali.
Quando il motivo della cessazione non è il semplice non rinnovo ma inadempimenti dell’impresa, il condominio dovrebbe adottare un approccio graduale salvo che l’inadempimento non sia di tale gravità da giustificare una risoluzione immediata. Prima di procedere con la risoluzione per inadempimento è consigliabile inviare una diffida ad adempiere ai sensi dell’articolo 1454 del codice civile, descrivendo precisamente le violazioni rilevate (ad esempio prestazioni non erogate nei tempi concordati, uso di prodotti non conformi o carenza di personale) e concedendo un termine per il ripristino della conformità.
La diffida costituisce atto propedeutico che, oltre a tutelare il condominio in sede eventuale di contenzioso, offre all’impresa la possibilità di sanare le mancanze. Se la ditta non adempie entro il termine fissato, il condominio potrà dichiarare la risoluzione del rapporto e chiedere il risarcimento dei danni e degli oneri aggiuntivi sostenuti per la sostituzione del servizio.
Esistono poi alternative alla disdetta immediata: il recesso contrattuale previsto espressamente in contratto può consentire la cessazione anticipata alle condizioni pattuite, anche con penali; la risoluzione giudiziale è fattibile in presenza di inadempimenti gravi e persistenti e può essere promossa dall’amministratore per tutelare gli interessi del condominio, procedura che richiede, salvo urgenze, adeguata istruttoria probatoria. In ogni caso la decisione su come procedere dovrebbe essere presa dopo aver valutato l’entità dell’inadempimento, i costi potenziali di una risoluzione anticipata e l’esistenza di valide alternative per la sostituzione del servizio.
In termini pratici, la comunicazione di disdetta deve contenere dati identificativi chiari, il riferimento al contratto e alla sua data, l’indicazione della data di cessazione e le istruzioni sulle modalità di chiusura amministrativa e contabile, oltre ai recapiti bancari o di contatto per eventuali saldi. Conservare copia della delibera assembleare, della comunicazione inviata e della ricevuta di ritorno o della ricevuta PEC è fondamentale per documentare la legittimità dell’azione. Infine, essendo i rapporti contrattuali regolati da clausole specifiche, si raccomanda sempre di esaminare attentamente il contratto e, in caso di dubbi interpretativi o di contenzioso potenziale, di avvalersi di un legale o di consulenza professionale per valutare la strategia più adeguata alla tutela del condominio e per redigere comunicazioni formali che riducano il rischio di contestazioni.
Esempio disdetta contratto pulizie condominio
Modello 1 — Disdetta per recesso ordinario (preavviso)
Oggetto: Disdetta del contratto di pulizie n. _____________ ai sensi della clausola _____________
Con la presente il Condominio _____________ comunica la propria volontà di recedere dal contratto di servizi di pulizia n. _____________, stipulato in data _____________, osservando il periodo di preavviso previsto di _____________ giorni/mesi. Pertanto il rapporto contrattuale si intenderà risolto a decorrere dal _____________.
Si richiede cortesemente di concordare le modalità per la chiusura contabile finale, la consegna di eventuali materiali/chiavi e la cessazione delle emissioni di fatture a decorrere dalla data di effetto della disdetta.
Si precisa che eventuali importi a saldo dovranno essere fatturati entro e non oltre il _____________ e che il pagamento sarà effettuato secondo le consuete modalità bancarie: IBAN _____________.
Data: _____________
Firma: _____________
Modello 2 — Disdetta per mancato rinnovo alla scadenza
Oggetto: Comunicazione di non rinnovo del contratto di pulizie n. _____________ in scadenza il _____________
Con la presente il Condominio _____________ comunica che non intende procedere al rinnovo/alla proroga del contratto di pulizie n. _____________, con scadenza prevista per il giorno _____________. Si richiede quindi che i servizi siano prestati fino alla data di scadenza e che siano predisposte la rendicontazione finale e la consegna di eventuale documentazione amministrativa entro _____________ giorni dalla scadenza.
Si invita la Vostra Società a fornire l’elenco del personale in servizio e gli eventuali inventari da restituire entro la medesima data, nonché a inviare le ultime fatture di competenza.
Data: _____________
Firma: _____________
Modello 3 — Disdetta per inadempimento e risoluzione immediata
Oggetto: Disdetta e risoluzione per inadempimento del contratto di pulizie n. _____________
Con riferimento al contratto n. _____________ del _____________, si comunica che il Condominio _____________ rileva i seguenti inadempimenti: _____________ (es. mancata esecuzione dei servizi nei giorni concordati, uso di prodotti non conformi, carenza di personale ecc.). Tali inadempienze costituiscono violazione della clausola _____________ del contratto.
Con la presente si diffida formalmente la Vostra Società a porre rimedio entro il termine perentorio di _____________ giorni dalla ricezione della presente. In difetto di riscontro e/o di adeguamento, il Condominio procederà alla risoluzione del contratto per inadempimento, con effetto dal _____________, e si riserva la facoltà di richiedere il risarcimento di eventuali danni e costi aggiuntivi sostenuti per la sostituzione del servizio.
Si richiede altresì la predisposizione della rendicontazione e la riconsegna di chiavi e dispositivi entro _____________ giorni dalla data di cessazione.
Data: _____________
Firma: _____________
Modello 4 — Disdetta per riorganizzazione/affidamento a nuovo appaltatore
Oggetto: Disdetta del contratto di pulizie n. _____________ per riorganizzazione/appalto a terzi
Si comunica che, a seguito di decisione dell’assemblea condominiale in data _____________, il Condominio _____________ ha deliberato di affidare il servizio di pulizia a nuovo appaltatore a decorrere dal _____________. Pertanto, con il presente atto si comunica la disdetta del contratto n. _____________, rispettando il termine di preavviso contrattuale di _____________ giorni/mesi, con ultimo giorno di servizio il _____________.
Si richiede la collaborazione per il passaggio delle consegne, la predisposizione dell’inventario dei materiali e la documentazione necessaria per il subentro. Si richiede inoltre la trasmissione della rendicontazione finale e l’emissione di fattura di saldo entro il _____________.
Data: _____________
Firma: _____________
Fac simile disdetta contratto pulizie condominio Word
Di seguito è disponibile un fac simile in formato Word che può essere scaricato e adattato alle esigenze del condominio. Il modello contiene le principali varianti di lettera (recesso ordinario, non rinnovo, risoluzione per inadempimento, disdetta per riorganizzazione) e campi da compilare per agevolare la redazione.
